Cambio sede: come traslocare facilmente un intero ufficio professionale

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L’esigenza di traslocare: il cambio sede di un ufficio professionale

Nella vita di un’azienda il trasloco è un’operazione tutt’altro che rara. Spesso, infatti, le aziende si trovano a dover effettuare un cambio di sede dovuto a motivazioni varie: la società potrebbe essersi ingrandita, il che comporta la necessità di fare affidamento su uffici più ampi e dalle dimensioni maggiori; o, al contrario, potrebbe aver perso appeal commerciale, il che significa dover rinunciare agli spazi di un grande ufficio per preferire un’area di lavoro più ridotta.

Ma il trasloco può divenire necessario anche per una semplice questione di vicinanza a strutture di particolare interesse per l’ambito operativo dell’azienda stessa. Un esempio, in questo caso, è dato dalla volontà da parte degli amministratori della società di avvicinarsi maggiormente a strutture comunali o regionali, ad enti burocratici, a banche o aree commerciali di varia tipologia.

Tuttavia, organizzare le operazioni di trasloco non è mai cosa semplice. Oltre a dover individuare con grande cura la nuova sede nella quale l’ufficio verrà trasferito, altrettanto fondamentale sarà pianificare nel dettaglio ogni singola operazione che andrà a costituire il trasloco vero e proprio.
Per far ciò, ossia per organizzare tutti i vari aspetti attraverso i quali il trasloco potrà dirsi effettivamente completato, è importante affidarsi a ditte specializzate e perfettamente in grado di delineare un cronoprogramma accurato e dettagliato. A tal proposito, entriamo nel dettaglio e vediamo quali sono i vari passaggi da seguire all’interno dell’iter organizzativo di un trasloco per un ufficio professionale.

La scelta della ditta di trasloco

Il primo vero passo per organizzare il cambio di sede di un intero ufficio professionale, ovviamente, è quello di entrare in contatto con una valida ditta di traslochi. Già, ma come individuare la miglior ditta presente sul mercato? Quali fattori tenere in considerazione affinché divenga possibile parlare di ditta affidabile? Innanzitutto, uno dei fattori da non trascurare mai prima di selezionare l’impresa di traslochi è la consultazione di un eventuale listino prezzi. In linea generale (e questo vale per qualsiasi ambito commerciale), a prezzi maggiori corrisponderanno servizi migliori.

Nella realtà dei fatti, però, non si tratta di un connubio sempre consolidato: molto spesso le ditte di traslochi approfittano della scarsa conoscenza dei prezzi di mercato da parte dei clienti desiderosi di effettuare un trasferimento, e per tale motivo i prezzi possono presentarsi eccessivamente elevati rispetto alla media. L’ideale, in questo caso, sarebbe consultare in largo anticipo i listini prezzi relativi a più aziende, in maniera tale da farsi un’idea in merito al mercato in questione.

Un altro fattore da non trascurare nell’ottica della scelta della miglior ditta di traslochi possibile è la tipologia di servizi offerti dalla stessa. Alcune ditte, ad esempio, offrono la possibilità di effettuare spostamenti anche verso l’estero, qualora le aziende lo richiedessero. Alla luce di quanto descritto sinora, è chiaro che la valutazione delle ditte va eseguita tenendo conto sia dell’aspetto economico della questione che di quello puramente prestazionale.

La pianificazione del trasloco: creare un cronoprogramma

Dopo aver individuato la ditta di traslochi più affidabile e adatta alle proprie esigenze, ecco che diviene possibile iniziare ad organizzare più nel dettaglio le operazioni di spostamento. La pianificazione potrà essere concordata in comunanza di intenti dalle due parti (ditta e cliente), tenendo sempre in considerazione che gli esperti in materia, essendo più spigliati e disinvolti, sapranno consigliare al meglio le precauzioni da prendere per organizzare un trasloco coi fiocchi.

Generalmente, dopo aver contattato la ditta di traslochi e dopo averne incontrato il responsabile delle operazioni, si procederà comunicandogli tutte le informazioni relative alla merce da trasferire e alla nuova localizzazione della stessa. In questo frangente, sarà utile per la ditta conoscere l’intero inventario dell’azienda richiedente il trasloco. L’inventario della merce potrà essere redatto direttamente dagli operai che effettueranno gli spostamenti, o, in alternativa, anche dai membri stessi dell’azienda.

Terminata la redazione dell’inventario, la ditta di traslochi procederà nello stilare un cronoprogramma da seguire nel dettaglio, ossia un documento relativo all’organizzazione delle tempistiche delle operazioni da svolgere. Al suo interno troveranno spazio tutte le informazioni inerenti al trasloco, dal numero e il nome degli operai che si occuperanno dello smistamento della merce nei furgoni sino a coloro che i furgoni li guideranno, senza tralasciare il discorso relativo al rispetto delle date e degli orari di inizio e fine lavori.

L’organizzazione del materiale e della merce da trasferire

Al termine della redazione del cronoprogramma, la ditta di traslochi e l’azienda dovranno provvedere ad organizzare al meglio il materiale da trasferire. Ciò significa dover fare affidamento su oggetti come:

  • scatoloni per l’imballaggio degli articoli di medie dimensioni;
  • polistirolo per la protezione degli elementi più fragili;
  • nastro adesivo in quantità;
  • lame e taglierini per il taglio del nastro adesivo e di altri materiali cartacei;
  • film estensibile per imballo trasparente per gli articoli più delicati;
  • portadocumenti per la salvaguardia del materiale cartaceo di maggiore importanza.

Grazie ai materiali in questione, diviene possibile organizzare e tutelare nella miglior maniera possibile tutta la merce da trasferire da una sede all’altra. In questi casi le operazioni di imballaggio vengono svolte direttamente dagli operai della ditta di traslochi, soggetti esperti nella gestione di processi di questa portata.

L’inscatolamento, anch’esso un’operazione indicata all’interno del cronoprogramma, può durare anche diversi giorni, soprattutto nel caso in cui vi sia una notevole quantità di merce da trasferire dalla vecchia alla nuova sede. Dopo aver effettuato le operazioni di confezionamento dei vari articoli, ci si potrà finalmente avvicinare al giorno vero e proprio di inizio delle operazioni di trasloco.

L’inizio del trasloco di un ufficio

Nella giornata di inizio dei lavori, le operazioni di trasloco verranno coordinate interamente dalla ditta prescelta. Si partirà ovviamente dallo smistamento della merce all’interno dei camion e dei furgoni. Ciò potrà avvenire attraverso l’utilizzo di nastri trasportatori (soprattutto nel caso in cui si abbia a che fare con articoli dalle dimensioni significative quali scrivanie, armadi e via dicendo) o direttamente a mano (articoli di dimensioni più contenute, dalle sedie agli armadietti, dai PC agli altri dispositivi elettronici in possesso dell’azienda). Ogni singolo articolo disporrà di imballaggi differenti a seconda della delicatezza degli stessi, con gli articoli più delicati che, per ovvie ragioni di sicurezza, saranno oggetto di maggiori precauzioni da parte degli operai addetti alle operazioni suddette.

Di particolare rilevanza, in questo frangente, è il rispetto delle tempistiche delle varie operazioni da portare a termine. Rispettare i tempi previsti in fase di organizzazione del trasloco significa molto per la ditta impegnata nel portare a termine i processi di smistamento, poiché è sinonimo di affidabilità e grande professionalità.
Per quanto riguarda il trasloco di un intero ufficio professionale, bisogna tenere in considerazione che operazioni di questo tipo possono perdurare anche per più giorni consecutivi a seconda della grandezza della vecchia sede (e della quantità effettiva di oggetti da trasferire). In questi casi vengono solitamente trasferiti prima gli elementi più ingombranti, e in seguito gli oggetti più piccoli e meno voluminosi.